Privacy verklaring

Het A.V.G. Dossier                                                         

In dit dossier is vastgelegd hoe de Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum omgaat met de aan haar toevertrouwde persoonsgegevens, met welke instanties de gegevens worden gedeeld en waarom, en hoe hiervoor de toestemming van de betrokkenen is geregeld. Ook is de privacyverklaring van de vereniging in dit dossier opgenomen, en staat beschreven hoe de privacyverklaring onder de aandacht wordt gebracht van allen die met de Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum van doen hebben.

Systeem en verwerking vastlegging persoonsgegevens

Indien iemand lid wordt van de organisatie, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, geven zij uitdrukkelijk toestemming om hun persoonsgegevens in lijn met ons Privacy beleid te verwerken.

Persoonsgegevens worden door de Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Administratieve doeleinden
• Communicatie over aard van de contacten met de vereniging
• Toezending van verenigingsblad “Magazine” aan leden
• Uitnodigen voor verenigingsactiviteiten

Voor bovenstaande doelstelling(en) kan Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum de volgende persoonsgegevens vragen:

• Voorvoegsel
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Telefoonnummer
• E-mailadres
• Geslacht

Procedure

Geïnteresseerden in de vereniging of onze activiteiten melden zichzelf of worden doorgegeven aan het contactadres en komen zo terecht bij de penningmeester (ledenadministrateur) . Deze verwerkt de gegevens en verstrekt deze aan de distributeurs van het Magazine. De penningmeester als nadergenoemden zullen deze gegevens lokaal op een beveiligde computer of in een gesloten kast bewaren. Tevens wordt er zorg gedragen voor een back-up opgeborgen in een afsluitbare kast.

Verwerkers

Er zijn geen verwerkers buiten de Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum die persoonsgegevens onder ogen krijgen voor drukwerk of verzending e.d. Derhalve zijn er geen verwerkingsovereenkomsten afgesloten of benodigd.

Beveiliging

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking, zo hebben we bijvoorbeeld de volgende maatregelen genomen:

• Alle personen die namens Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan. Ze hebben daartoe allen een geheimhoudingsverklaring getekend;
• We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen;
• Papieren opslag wordt bewaard achter slot en grendel;
• Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;
• Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Bewaartermijn

Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum verwerkt en bewaart de persoonsgegevens gedurende de duur van het lidmaatschap of betrokkenheid bij de vereniging en tot maximaal 3 maanden na afloop van dit lidmaatschap.
Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal de Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum de persoonsgegevens vernietigen. Specifieke persoonsgegevens voor de financiële administratie worden, zoals verplicht op grond van de wet, maximaal 7 jaar bewaard.

Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien hiervoor schriftelijk toestemming is gegeven.

Rechten omtrent de gegevens

Leden hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van hen ontvangen hebben. Tevens kunnen zij bezwaar maken tegen de verwerking van hun persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons. Ook hebben zij het recht om de door hen verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan henzelf of in opdracht van hen direct aan een andere partij. Wij kunnen hen vragen om zich te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Mogen wij persoonsgegevens verwerken op basis van een door leden gegeven toestemming hiertoe, dan hebben zij altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Data lek

Indien er ondanks alle zorgvuldigheid toch persoonsgegevens op straat terecht zijn gekomen zijn wij verplicht dat te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Na melding van een data lek hebben wij een informatieplicht die voorschrijft dat leden worden geïnformeerd over wat er met hun persoonsgegevens is gebeurd. Vervolgens worden de vervolgstappen besproken.

Beeldmateriaal

Tijdens activiteiten van de vereniging kunnen foto’s worden gemaakt voor gebruik op de website of in het verenigingsblad “Magazine”.  Aan leden die herkenbaar in beeld staan wordt expliciet om toestemming gevraagd.

Privacy Verklaring

Het privacy beleid van Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum wordt onder de aandacht gebracht door publicatie op de website middels een link naar de privacyverklaring.
Ook wordt op het aanmeldingsformulier verwezen naar deze link op de website en wordt aspirant-leden gevraagd akkoord te gaan met ons privacy beleid middels het plaatsen van een vinkje.

Privacy Verklaring Heemkundevereniging Brunssum

Deze Privacy verklaring is van toepassing op alle persoonsgegevens die Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum verwerkt (d.w.z. opslaan en gebruiken) van haar leden, donateurs, vrijwilligers en andere relaties.

Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met de persoonsgegevens. Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

• Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in het Privacy beleid;
• De verwerking van uw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
• Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is;
• Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
• Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.

Verwerking van persoonsgegevens

Indien u lid wordt van de organisatie, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan de organisatie verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met ons Privacy beleid te verwerken.

Verstrekking aan derden

Wij geven nooit persoonsgegevens door aan andere partijen tenzij dit wettelijk verplicht en toegestaan is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn wij dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien hiervoor schriftelijk toestemming voor is gegeven.

Rechten omtrent uw gegevens

U heeft recht op inzage, rectificatie of verwijdering van de persoonsgegevens welke wij van u ontvangen hebben. Tevens kunt u bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegeven (of een deel hiervan) door ons of door een van onze verwerkers. Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij. Wij kunnen u vragen om u te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemd verzoeken.

Mogen wij u persoonsgegevens verwerken op basis van een door u gegeven toestemming hiertoe, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken.

Klachten

Heemkundevereniging Mijn Brunssum neemt de bescherming van u gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenst openbaar maken en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, of u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te neen. Komen wij er samen u niet uit dan vinden wij dat natuurlijk erg vervelend. U  heeft altijd het recht een klacht in te dien bij de Autoriteit Persoonsgegevens, dit is de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming.

Wijzigingen

Dit privacy beleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de website www.mijn-brunssum.nl bekend gemaakt. Wij adviseren u om regelmatig het privacy beleid te bekijken.

Vragen

Als u naar aanleiding van ons Privacy Statement nog vragen of opmerkingen heeft neem dan contact met ons op!

Contactgegevens

Heemkunde Vereniging Mijn Brunssum
Secretariaat: Folkloriada 15, 6441 DW Brunssum
E-mail: secretaris@mijn-brunssum.nl

Download PDF